Une information préalable a été faite par l’Appel à Proposition

 

1. Je recherche des partenaires et je tisse des alliances

– les contours d’un groupement de partenaires sont arrêtés

– un chef de file est identifié

– une caneva de contrat de partenariat est développé

 

2. Je rassemble la documentation administrative nécessaire au dépôt d’une offre

– Preuve d’existence légale (inscription au registre du commerce) ;

– Attestation de la CNSS ;

– Attestation fiscale du pays de résidence pour l’ensemble des partenaires ;

– Attestation de non-déclaration de faillite ;

– Comptes d’exploitation audités pour les 3 dernières années ;

– Liste des références corroborant la capacité technique des partenaires dans les domaines requis.

 

3. Je rassemble les dernières informations et documents pertinents

– Plan directeur d’électrification rurale (réseau et EHR)

– Document de politique

– Cadre réglementaire

– Je consulte les sites www.aberme.bj ou www.are.bj

 

Demande de concession – Appel à projet ou à candidatures

DOCUMENTS

Quel type d’appel à projet ou à candidatures

1. Appel à projet ouvert :
Le soumissionnaire doit faire des propositions par rapport à un canevas de critères prédéfinis.
“Cela signifie que les soumissionnaires sont évalués dans un premier temps sur la proposition qu’ils ont faites. Mais s’ils sont lauréats, ils auront avec l’aide du Concédant à résoudre un certain nombre de chevauchements entre propositions retenues, puisque plusieurs soumissionnaires peuvent proposer une même localité.

Ces derniers devront ajuster leur proposition et le plan d’affaire, en préalable à la négociation de convention de concession, qui pour ce qui est du volume d’activités, des montants d’investissements, du niveau du montant des subvention et du coût de service resteront calés sur l’offre initiale (principe de la mise en concurrence).

2. Appel à candidature :
le Concédant a fait le choix des localités et de leur regroupement qu’il souhaite voir électrifiées par mini-réseaux ou picocentrales
Le soumissionnaire postule pour devenir concessionnaire d’un ou plusieurs de ces regroupements. L’offre initiale n’est en principe pas sujette modifications.

 

Processus de l’Appel

1. Processus continu
Les soumissions sont complètes à la remise et le concédant les analyse toutes pour sélectionner les concessionnaires retenus. Ce processus n’est pas applicable pour les AaP ouvert. Elle peut être précédée par un AMI permettant de faire une sélection de candidats potentiellement robustes (dans ce cas processus à deux étapes).

2. Processus à deux étapes
– une étape de préselection, conduisant à l’élimination de certains candidats (soit interne comme première étape du dépouillement, soit externe par un AMI)
– une étape de sélection des concessionnaires en devenir et de peaufinement du contenu de la concession.

 

I. Appel à projet ouvert (voir le Guide pour un AaP ouvert à deux étages)

Phase de soumission

1. Intensifier le processus de création de partenariat – (Voir section 04 du formulaire de demande)

2. Mettre en forme la partie administrative du dossier (sections 1 et 2 du formulaire de demande de titre d’exploitation) – Pièces administratives
–     Preuve d’existence légale (inscription au registre du commerce) ;
–     Attestation de la CNSS ;
–     Attestation fiscale du pays de résidence pour l’ensemble des partenaires ;
–     Attestation de non-déclaration de faillite ;
–     Comptes d’exploitation audités pour les 3 dernières années ;
–     Liste des références corroborant la capacité technique des partenaires dans les domaines requis.

3. Développer le contenu conceptuel de votre proposition (section 03 et 05 du formulaire)

Vous avez à faire une sélection de localités et vérifier qu’elles sont éligibles.

3.1.1 Respecter scrupuleusement les critères et en cas de doute prendre l’attache de l’ABERME

3.1.2 Si vous ne pouvez pas dans cette phase avoir une approche détaillée sur toutes les localités que vous allez proposer, travaillez le détail de deux à trois localités représentatives de votre choix, pour caler au plus près vos investissements et votre approche commerciale.

3.2 Renseigner le formulaire DDES pour ces localités de référence

3.3 Arrêter la liste de votre proposition et calculer le coûts des investissements.

3.4 Préparer votre plan d’affaire en documentant:
–      CAPEX
–      OPEX
–      Grille tarifaire (pour le calcul des recettes)
–      Plan de financement (avec la demande de subvention)
–      Tableur du plan d’affaire avec indicateurs (FIRR, LCOE etc.)
Une attention très particulière doit être portée par le soumissionnaire à la fourniture de données cohérentes du plan d’affaire, sur lequel le Régulateur statuera en dernier recours quant à la fixation du Tarif

3.5 Remplir la documentation relative au Genre et Inclusion Sociale et au contenu local

3.6 Par rapport au cadre logique développé par le Concédant et joint à l’AaP, préciser la spécificité de votre approche en termes de facilitation des populations en termes:
–      d’accès au service
–      de promotion à une utilisation économe et productive du service

3.7 Avant de soumettre, vérifier la check-liste de la section 14 du formulaire

Phase d’évaluation

Vous serez évaluer sur le fait que:
–     L’organisation proposée par le soumissionnaire est jugée apte à construire et géré des système EHR ;
–     Les solutions techniques de production de distribution et de vente de services électriques sont jugées pertinentes, efficaces, viables et robustes dans la durée ;
–     Les systèmes sont économiquement et financièrement viables proposant un tarif acceptable et viable pour les populations au regard du montant de subvention et d’un retour sur investissements raisonnable ;
–     Les exigences environnementales et sociales sont remplies.

Comme il y a risque de chevauchement (plusieurs soumissionnaire peuvent avoir proposé les mêmes localités), il y a besoin d’ajuster les offres.
Mais les niveaux de coûts, de tarif et de demande de subvention de votre proposition initiale reste valides pour ajuster votre proposition finale, ainsi que celui de votre retour sur investissement.

4. Visiter l’ensemble des localités de votre proposition finale (documentation des contacts établis et du redimensionnement des équipements)

5. Reviser votre plan d’affaire

6. Accélérer la procédure de certification environnementale

7. Finaliser le montage financier avec vous partenaires

8. Dernières négociations préalables à la présentation de la convention à l’ARE

9. Après avis conforme, démarrage de la phase de réalisation.

Phase de Construction

1. Préalablement au démarrage des travaux, le concessionnaire fournit la documentation finale sur:
–     La mise à disposition des terrains nécessaires à la mise en œuvre des infrastructures (titre de propriété, bail, etc., ayant reçu l’aval de la commune) ;
–     La couverture des activités par une assurance;
–     La certification environnementale avec un PGES adapté aux infrastructures construites (au plus tard avant l’inspection de conformité)

2. Le concessionnaire engage la réalisation sous le suivi technique du Concédant

3. Une inspection de conformité de la réalisation par rapport au texte de la convention et du cahier des charges est réalisé par le Concédant assisté du Régulateur.

4. Le Concessionnaire délivre chaque année un rapport d’exploitation

 

II. Appel à projet fermé ou à candidature (voir le Guide pour un AaP fermé)

Phase d’AMI

Un AMI peut être lancé visant à établir la liste restreinte de soumissionnaires

L’AMI couvrira les sections 1, 2, 4 du formulaire d’un titre d’exploitation EHR, ainsi que les demandes des justificatifs des pièces administratives :
–     Preuve d’existence légale (inscription au registre du commerce) ;
–     Attestation de la CNSS ;
–     Attestation fiscale du pays de résidence pour l’ensemble des partenaires ;
–     Attestation de non-déclaration de faillite ;
–     Comptes d’exploitation audités pour les 3 dernières années ;
–     Liste des références corroborant la capacité technique des partenaires dans les domaines requis.

Une note conceptuelle sur la démarche et les solutions techniques et organisationnelles que vous comptez mettre en œuvre vous sera requise (15 pages)

Phase de soumission

1. Intensifier le processus de création de partenariat (Voir section 04 du formulaire)

2. Mettre en forme la partie administrative du dossier conformément à l’instruction faite au soumissionnaire (voir les sections 1 et 2 du formulaire de demande de titre d’exploitation) ; si redemandé après l’AMI – généralement non

3. Développer rapidement avec vos partenaires la section 3 – Profil du Projet -de la demande de titre d’exploitation

3.1. Préparer un APS pour quelques localités que vous jugez représentatives ou pour l’ensemble des localités de la concession sur laquelle vous soumissionnez. Objectif caler la demande et les investissements

3.2 Calculer votre plan d’investissement
Le programme d’investissement que vous proposez est définitif

3.3 Préparer votre plan d’affaire en documentant:
–     CAPEX
–     OPEX
–     Grille tarifaire (pour le calcul des recettes)
–     Plan de financement (avec la demande de subvention)
–     Tableur du plan d’affaire avec indicateurs (FIRR, LCOE etc.)
Une attention très particulière doit être portée par le soumissionnaire à la fourniture de données cohérentes du plan d’affaire, sur lequel le Régulateur statuera en dernier recours quant à la fixation du Tarif

 3.4 Renseigner le formulaire DDES pour ces localités de référence

3.5 Remplir la documentation relative au Genre et Inclusion Sociale et au contenu local

3.6 Par rapport au cadre logique développé par le Concédant et joint à l’AaP, préciser la spécificité de votre approche en termes de facilitation des populations en termes:
–      d’accès au service
–      de promotion à une utilisation économe et productive du service

3.7 Avant de soumettre, vérifier la check-liste de la section 14 du formulaire

Phase d’évaluation

Vous serez évaluer sur le fait que:
–     L’organisation proposée par le soumissionnaire est jugée apte à construire et gérée des système EHR ;
–     Les solutions techniques de production de distribution et de vente de services électriques sont jugées pertinentes, efficaces, viables et robustes dans la durée de l’exploitation ;
–     Les systèmes sont économiquement et financièrement viables proposant un tarif acceptable et viable pour les populations au regard du montant de subvention et d’un retour sur investissements raisonnable ;
–     Les exigences environnementales et sociales sont remplies.

En préalable à cette phase de négociations ou au cours de celles-ci, les concessionnaires pressentis devront

4. Contacter les autorités communales pour commencer toute procédure relative au aspects fonciers et à l’utilisation du domaine public et pour la délimitation du périmètre concédé.

5. Affiner leur plan d’affaire et plan de financement sur la base et affiner votre proposition tarifaire en fonction du montant de la subvention demandée

6. Accélérer la procédure de certification environnementale avec l’ABE et le Concédant ;

7. Finaliser le montage financier avec vos partenaires et banquiers en relation avec l’octroi de la subvention

8. Négocier les derniers détails de la convention de concession avec le Concédant ;

9. Recevoir l’avis conforme du Régulateur qui vous autorise à commencer les travaux.

Phase de Construction

1. Préalablement au démarrage des travaux, le concessionnaire fournit la documentation finale sur:
–     La mise à dispositions de terrains nécessaires à la mise en œuvre des infrastructures (titre de propriété, bail, etc., ayant reçu l’aval de la commune) ;
–     La couverture des activités par une assurance.
–     La certification environnementale avec un PGES adapté aux infrastructures construites (au plus tard avant l’inspection de conformité)

2. Le concessionnaire engage la réalisation sous le suivi technique du Concédant

3. Une inspection de conformité de la réalisation par rapport au texte de la convention et au cahier des charges est réalisée par le Concédant assisté du Régulateur.

4. Le Concessionnaire délivre chaque année un rapport d’exploitation

Acte d’autorisation – Proposition spontanée

DOCUMENTS

L’article 8 du décret 2008–415 portant réglementation de l’électrification hors réseau en République du Bénin autorise un privé, une commune et d’autres partenaires à faire des offres spontanées pour la construction et l’exploitation de systèmes d’électrification hors réseau d’une capacité totale cumulée inférieure ou égale à 500 kVA pour approvisionner des localités, des institutions et/ou des activités de la Commune.
Un mémorandum d’entente doit initialement être signé entre le promoteur ou l’exploitant et le maire de la localité où l’installation est envisagée.
Les offres spontanées sont soumises pour évaluation à l’ABERME en qualité d’autorité compétente qui après examen et évaluation concluants du dossier doit le soumettre à l’Autorité de régulation de l’Electricité pour approbation.

1. L’idée

Une commune disposant de moyens (coopération décentralisée), un promoteur privé (mobilisant des fonds SE4ALL), ou une ONG s’entendent sur le principe de vouloir électrifier au niveau d’une commune un certain nombre de localités ou d’institutions publiques (écoles, centres de santé, plateformes artisanale, zones de maraîchage) par des systèmes EHR. (mini-réseaux, picocentrales, kits solaires)

2. L’idée est-elle éligible ?

Le privé ou la commune s’enquiert auprès de l’ABERME du statut des localités concernées par l’idée d’une alimentation EHR pour s’assurer que les localités sont éligibles et que la demande spontanée sera recevable.

3. Le mémoire d’entente :

Les partenaires et la commune signent un mémoire d’entente définissant les contours du proposition spontanée (contenu : localités, institutions, activités économiques), les rôles des différents partenaires, le chef de file et les sources de financement envisagées). (voir le modèle téléchargeable)

4. La demande d’acte d’autorisation  

Le chef de file remplit le formulaire de demande pour l’octroi d’un acte d’autorisation, qui est un acte juridique de droit privé en apportant, une attention particulière à la section 01, 02 (généralement la commune, mais également d’autres partenaires communes des ONGs ou des GIEs). (voir le modèle téléchargeable) . Pièces justificatives:
–       Preuve d’existence légale (inscription au registre du commerce) ;
–       Attestation de la CNSS ;
–       Attestation fiscale du pays de résidence pour l’ensemble des partenaires ;
–       Attestation de non-déclaration de faillite ;
–       Comptes d’exploitation audités pour les 3 dernières années ;
–       Liste des références corroborant la capacité technique des partenaires dans les domaines requis.

Télécharger le formulaire d’aide et de vérification des données techniques et financières

4.1  Conception technique Le chef de file et la commune porte une attention particulière au section 03 et 05. Outres les données du tableau de la section 03, il aura à fournir :
–       Une prévision de la demande des localités ou des institutions et zones d’activités qui seront approvisionnées (horizon 5 ans)
–       La conception des équipements de production et de distribution (centrales solaires ou hybrides, picocentrales, réseau BT, kits solaires etc.) ainsi que les plans de situation des différents équipements et leurs emprises au sol ;
–       Les modalités d’acquisition des emprises nécessaires au projet ;
–       L’estimation des coûts d’investissement et de mise en œuvre des infrastructures (CAPEX nécessaires)
–       Le mode et l’organisation de gestion des ces infrastructures et de ces équipements ;
–       Les coûts d’exploitation de maintenance et de collecte des recettes ;

4.2  Le plan d’affaires La demande inclura un plan d’affaire sur la durée de demande d’autorisation qui sera très précis sur les différents types de recettes à percevoir au regard des services produits (services électriques à des clients domestiques, administratifs, institutionnels et aux activités économiques) et sur le plan du financement (apport du privé en fonds propres, en dettes à rembourser, en accompagnement tiers, apport de la communes par des dons de coopération décentralisée, sur fonds communaux, apports de partenaires tiers) et sur la demande éventuelle de subvention qui pourra être adressée à l’ABERME/FER ou d’autres fonds d’appui au développement communal ;

4.3  Capacité de gestion Une attention particulière sera apportée par la commune et le chef de file à la section 04 de la demande traitant de la capacité de l’équipe, des partenariats et coopération, car l’acte d’autorisation est de droit privé reprenant quelques prérogatives de la délégation de service public. Il sera très important de définir le régime des biens entres les différents partenaires qui contribuent au financement.

5. DDES

Le formulaire DDES est rempli et les démarches pour l’obtention de la certification environnementale sont entreprises dès la négociation de l’acte d’autorisation ;

6. GIS et Contenu Local

Le chef de file devra également traiter les questions relatives au genre et à l’inclusion sociale et au contenu local du projet.

7. Soumission

La demande est soumise á l’ABERME en tant qu’Autorité compétente qui réunit sa Commission d’Octroi des Titres d’Exploitation EHR dans le cadre légal des marchés publics. Deux cas de figures peuvent se présente, soit la demande n’inclue pas de demande de subvention, soit elle le fait.

Examen de la demande d’autorisation par l’ABERME

7.1.   Pas de demande de subvention du FER :
“La commission examine la robustesse de la proposition spontanée en termes de viabilité administrative, organisationnelle, technique, environnementale et financière. Elle vérifie que le coût de service proposé est raisonnable par rapport aux bénéfices dégagés (retour sur fonds propres des différents partenaires, rendant l’exploitation viable et équitable pour les usagers finaux et le promoteur.
Si oui, elle soumet la proposition et l’acte d’autorisation à l’approbation du Régulateur. Et le projet peut être mis en œuvre.
Si non, le chef de file et les partenaires sont invités par l’ABERME assistée du Régulateur, à amender les points de la proposition qui sont litigieux. Après accord la proposition peut être approuvée. Sans accord la proposition est définitivement déboutée. ”

7.2.   Demande de subvention du FER :
Dans ce cas, la même procédure est suivie, mais l’examen de la viabilité financière et de la fixation des tarifs se fait sur la base d’un benchmark établi sur les appels à projets faits en concurrence (Pour le Bénin les projets de l’OCEF). Ici il est impératif de s’assurer que l’octroi de la subvention joue exactement le rôle souhaité, c’est-à-dire rendre viable un projet qui ne le serait pas (souvent en raison d’une tarification trop élevée, d’où la demande de subvention) en permettant un profit acceptable des partenaires. La procédure d’octroi reste identique à la précédente, c’est-à-dire après un avis conforme du Régulateur avant l’Octroi par l’Autorité Compétente.

8. Signature

Préalablement à la signature de l’acte d’autorisation, le chef de file aura fourni une documentation univoque et ferme de son plan de financement.

9. Levée les clauses suspensives avant le démarrage des travaux

Préalablement au démarrage des travaux, le chef de file aura fourni une documentation univoque et ferme relative à :
–       La mise à dispositions de terrains nécessaires à la mise en œuvre des infrastructures (titre de propriété, bail, etc., ayant reçu l’aval de la commune) ;
–       La certification environnementale avec un PGES adapté aux infrastructures construites
–       La couverture des activités par une assurance.

10. Travaux

Le chef de file engage les travaux de mise en œuvre de équipements, qui feront l’objet d’un suivi de l’autorité compétente principalement dans le cas d’une demande de subvention.

11. Suivi des travaux et inspection de conformité à l’acte d’autorisation

L’Autorité compétente et le Régulateur procède à une inspection de conformité des équipements avant de délivrer le certificat de mise en exploitation.

12. Rapports annuels d’exploitation

Le chef de file délivre chaque année un rapport d’exploitation présentant l’évolution du plan d’affaire au gré du développement de la demande et des coûts de maintenance à réaliser. Une révision tarifaire est statutairement envisagée tous les trois ans.

Contrat d’octroi de subvention au secteur marchand

DOCUMENTS

 

1. Répondre individuellement ou créer un groupement ?
Un choix initial à faire ?

2.Préparer la documentation administrative pour vous ou vos éventuels partenaires.

–       Preuve d’existence légale (inscription au registre du commerce) ;
–       Attestation de la CNSS ;
–       Attestation fiscale du pays de résidence pour l’ensemble des partenaires ;
–       Attestation de non-déclaration de faillite ;
–       Comptes d’exploitation audités pour les 3 dernières années ;
–       Liste des références corroborant la capacité technique des partenaires dans les domaines requis. Remplir les section 01 et 02 du formulaire

 

3. Remplir les sections 03 et 05 du formulaire en développant les motivations de votre demande
Expliquer à quoi va servir la subvention par rapport à vos objectifs commerciaux.

 

4. Accorder une grande importance à la présentation du plan d’affaire que vous devez présenter en section 10 sur la viabilité économique et financière

–       Stratégie commerciale
–       Objectifs commerciaux quantifiés pour la période de la subvention
–       Soyez transparent sur vos marges
–       Présenter un plan détaillé d’acquisition de matériel et de demande de décaissement de la subvention
–       Présenter le plan de financement complet pour vous et/ou votre groupement avec:

o Fonds propres,
o Apports de partenaires,
o Dettes bancaires,
o Autres appuis,
o La subvention demandée

–       Assurer de la cohérence des informations fournies et des données entrées dans le tableur du plan d’affaire

o Cohérence des recettes en fonction des acquisitions de matériels ;
o Justifications des frais de structures et de commercialisation des produits et du service après-vente ;
o Cohérence entre la marge et le niveau de subvention demandée.

 

5. Sur la durabilité sociale, environnementale et l’emploi

–       Contenu local du projet en termes d’emplois ;
–       Mesures particulières relatives à la promotion du genre et de l’inclusion sociale ;
–       Mesures envisagés pour la gestion des batteries usagées et des lampes défectueuses.

 

6. Remplir d’une façon détaillée le tableur de la section 11 pour ce qui est de l’acquisition des équipements et des services nécessaires

Votre proposition sera évaluée par l’ABERME/FER ou le bailleur. Les résultats de cette évaluation seront soumis à l’approbation du Régulateur

Suivi de l’utilisation de la subvention
Produire suivant un calendrier annexé au contrat des rapports d’exécution de mise en œuvre de la subvention, qui contingenteront les prochains décaissements ( à minima un rapport par an)

–      Acquisition d’équipements et de services sur la période ;
–      Etat des placements ;
–      Etat des paiements et des remboursements, difficultés rencontrées et avoirs et contentieux ;
–      Stock en fin de période ;
–      Nouvelles acquisitions et besoin de subvention pour la prochaine période;